COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA: 7 PASSOS PARA NÃO DESPERDIÇAR O
PRECIOSO TEMPO DA EQUIPE
Todo gestor se vê às
voltas com esta indagação: como fazer reuniões produtivas, que realmente
funcionem e tragam resultados? Isso porque, além de resolver pouca coisa, as
reuniões improdutivas deixam um gosto frustrante de perda de tempo, de estar
envolvido em algum grau de incompetência. E essa sensação pode espalhar-se pela
equipe e ser muito nociva.
Uma
reunião ativa, que movimente os temas, preparando os integrantes da equipe para
avanços no desenvolvimento do trabalho e na solução dos problemas é o objetivo
a ser alcançado.
Usar o tempo destinado
à reunião de maneira efetiva entusiasma a equipe pelo tema e ainda constrói
autoestima e admiração de uns pelos outros. As pessoas se sentem parte de algo
maior que a rotina diária.
Vamos ver então alguns itens fundamentais para conseguir
reuniões mais eficazes e que favoreçam a percepção de que há uma boa gestão do tempo na empresa.
Como fazer uma reunião produtiva passo a passo
Reuniões eficazes se
tornaram algo raro no universo corporativo. Hoje, fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é fundamental, para quem
busca produtividade. Por isso, saber como fazer uma reunião de trabalho
positiva é um conhecimento que vale a pena ter.
1. O líder dá o tom
Se você é o líder da reunião, saiba que é o facilitador, que tem a
responsabilidade de dar um tom positivo e produtivo e promover uma interação
saudável entre os participantes.
Para
tanto, prepare-se para a reunião. Isto é: tenha os objetivos muito bem
definidos e revise-os pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.
Você
terá que ajudar os membros do grupo a manterem-se focados no tema e a avançar
nas definições. Faça um breve projeto de reunião, estabeleça uma agenda para
ela e enquadre a reunião dentro disso.
O
facilitador eficaz consegue manter os integrantes da equipe no foco do assunto,
garantindo que os temas abordados sejam elaborados, conseguindo os resultados
desejados.
2. Prepare os participantes
Não
tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.
Para
isso, use a tática do pré-trabalho. Dias antes da reunião foque os integrantes
da equipe no assunto. Dê-lhe tarefas referentes ao que será tratado, forneça
informações novas e complementares.
Faça
um roteiro de itens. No início da reunião, faça referências aos itens do
pré-trabalho, conduzindo os participantes a passar o tempo inicial focando no
material recebido, que é essencial para alcançar os objetivos.
Dessa
forma, os resultados serão a prova da importância da preparação e da solidez da
liderança.
3. Use os itens do pré-trabalho na reunião
Durante
a reunião, vá utilizando os itens do pré-trabalho como um fio condutor. Se
alguém entrar por outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o
grupo de volta ao foco. E faça com que cada item esteja construído e
consolidado antes de passar para o próximo.
4. Envolva os participantes
Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades
presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos,
apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos
que só escutam e não falam e outros tipos.
Quer
saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças? Ora, para
facilitar a integração de todos, envolva e engaje cada participante na
realização dos objetivos da reunião.
·
Acalme os apressados e dominadores;
·
Faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
·
Coordene o espaço e tempo de cada um;
·
Anote o que vai sendo dito resumidamente.
Assim,
você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes
terão mais responsabilidade com os compromissos que fazem.
Consiga uma integração: cuide que toda a
equipe puxe o trabalho e não que apenas um se sobressaia e empurre os outros
numa direção.
5. Pontue a reunião com itens de ação
Agir
em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da
equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.
Nomeie
a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele
item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que
constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo com o
responsável.
6. Discuta cenários e barreiras
Enquanto
a reunião se desenvolve, provoque ou acolha, se alguém manifestar, a
visualização dos cenários na rotina do dia a dia, as barreiras que podem ser
enfrentadas para que os membros da equipe alcancem os resultados de cada item.
Trate
as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com
encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para
auxiliar se a equipe precisar.
Não
tem como fazer uma reunião produtiva sem mostrar comprometimento.
7. Defina a data da reunião seguinte
É
importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente.
Assim
os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e
agirão nesse sentido.
Nas
conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a
participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última
reunião produtiva.
Ficou
claro para você como fazer uma reunião produtiva? Saber como fazer reuniões
eficazes pode ser a diferença entre desperdiçar um tempo valiosos e encontrar
as soluções que sua empresa precisa.
Créditos: publicação original do blog da Siteware
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